Zgromadzenia organów spółek kapitałowych w czasie pandemii.
Pandemia COVID-19 wpłynęła w znaczący sposób praktycznie wszystkich przedsiębiorców, utrudniając lub wręcz uniemożliwiając ich prawidłowe funkcjonowanie. Tyczy się to także spółek kapitałowych, których byt i działalność jest uzależniona od ich organów ustawowych, których fizyczne zebrania stały się niedopuszczalne, w związku z licznymi obostrzeniami nałożonymi przez władze państwowe.
Dotychczasowe przepisy nie dawały bowiem jednoznacznej możliwości odbywania się zgromadzeń spółek w trybie zdalnym czy podejmowania uchwał przez zarządy bez odbycia się posiedzenia. Tak trudne realia wymagały natychmiastowej zmiany przepisów, która umożliwi skuteczne działanie organów spółek kapitałowych. Odpowiedzią na potrzeby rynku gospodarczego jest wprowadzenie przez ustawodawcę tzw. tarczy antykryzysowej, która miała zaradzić trudnościom w funkcjonowaniu spółek kapitałowych.
Działalność organów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością
Najważniejszym organem spółek z ograniczoną odpowiedzialnością jest zgromadzenie wspólników. Organ ten sprawuje najwyższą władzę w spółce, wybiera członków zarządu, rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej , udziela im absolutorium i podejmuje uchwały decydujące o losach spółki. Co do zasady organ ten zbiera się raz do roku na zgromadzeniach zwykłych a w razie potrzeby na zgromadzeniach nadzwyczajnych. Kodeks Spółek Handlowych (dalej zwany KSH) jako preferowany sposób odbywania zgromadzeń wspólników wskazuje spotkanie fizyczne w siedzibie spółki lub w innym wyznaczonym przez spółkę miejscu. W razie potrzeby KSH umożliwia podejmowanie uchwał przez wspólników w trybie pisemnym (obiegowym) lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (np.: wideokonferencja, telekonferencja itp.). Aby jednak mogło dojść do przeprowadzenia zgromadzenia wspólników we wskazany powyżej sposób, konieczne było wyraźne wskazanie takiej możliwości w umowie spółki. Nowelizacja przepisów KSH wprowadzona tarczą antykryzysową zniosła ten wymóg, jednak wprowadziła zastrzeżenia, zgodnie z którymi elektroniczne zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest możliwe jeśli:
- umowa spółki nie stanowi inaczej (np.: nie zastrzeżono wyłącznej możliwości odbywania zgromadzeń fizycznych),
- zgromadzenie wspólników określi w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Regulamin wskazany w pkt b co do zasady powinien zostać określony przez radę nadzorczą, a jeśli nie została ustanowiona to przez wspólników. Uchwała wspólników w tej sprawie może nastąpić bez odbycia zgromadzenia, jeśli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu. Regulamin powinien określać dobór środków koniecznych do przeprowadzenia zgromadzenia, gwarantować bezpieczeństwo przekazu i identyfikację wspólników.
Podobne udogodnienia w kwestii „elektronicznej” działalności spółki przewidziano dla pozostałych ustawowych organów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Zgodnie z treścią art. 222 § 41 KSH rada nadzorcza może podejmować wszystkie uchwały w trybie pisemnym lub środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu. Natomiast posiedzenia zarządu i podejmowanie uchwał na elektronicznych zgromadzeniach jest dopuszczalne, jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej. Członek zarządu musi jednak być uprzednio poinformowany o sposobie dołączenia do takiego posiedzenia.
Działalność organów spółek akcyjnych
Nieco inaczej wygląda kwestia podejmowania uchwał przez walne zgromadzenie akcjonariuszy w spółkach akcyjnych. Przepisy KSH co do zasady nie pozwalają na podejmowanie uchwał w trybie pisemnym (obiegowym), ale w spółkach posiadających status spółek publicznych możliwe jest głosowanie na walnym zgromadzeniu w trybie korespondencyjnym, jeżeli przewiduje to regulamin walnego zgromadzenia. W takim przypadku spółka akcyjna ma obowiązek udostępnienia na swojej stronie internetowej formularza, za pośrednictwem którego akcjonariusz może oddać głos, a ponadto musi podjąć działania mające na celu zapewnienie możliwości identyfikacji akcjonariusza głosującego drogą korespondencyjną.
W spółkach akcyjnych, podobnie jak w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością istnieje możliwość przeprowadzenia walnego zgromadzenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Do czasu wybuchu pandemii nie było jednak dopuszczalne korzystanie z tego trybu zgromadzeń, jeżeli statut nie zawierał zapisów w tej kwestii. Zmiany wprowadzone tarczą antykryzysową są analogiczne jak w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, z tą różnicą, że regulamin określający szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu za pośrednictwem komunikacji elektronicznej może określić jedynie rada nadzorcza.
Rady nadzorcze i zarządy spółek akcyjnych mogą podejmować uchwały w trybie „elektronicznym”, z tym że działanie zarządu w tym trybie jest możliwe dopiero po uprzednim uchwaleniu przez radę nadzorczą spółki regulaminu określającego szczegółowe zasady udziału w posiedzeniu zarządu spółki. Obligatoryjnym wymogiem w obu przypadkach jest brak postanowień statutowych, które sprzeciwiałyby się działalności organów przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Z powyższej analizy wynika jednoznacznie, że obecnym stanie prawnym funkcjonowanie organów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych jest możliwe także przy wyłącznym korzystaniu ze środków komunikacji elektronicznej. Poza oczywistymi korzyściami prewencyjnymi w czasach pandemicznych, przepisy te mogą również zapewnić znacznie swobodniejsze prowadzenie spraw spółki, biorąc pod uwagę możliwość uczestniczenia w zgromadzeniach/posiedzeniach z dowolnego miejsca na Ziemi, bez konieczności czynienia nakładów czasowych i pieniężnych na podróż na zebranie organów spółki.
Potrzebujesz porady lub weryfikacji w sprawach dotyczących procedur i uchwał podejmowanych na posiedzeniach i zgromadzeniach organów spółek kapitałowych? Kancelaria Radcy Prawnego Marty-Jas Baran chętnie pomoże w rozwiązaniu wszelkich problemów w tym zakresie.
Jakub Mrozowski
Referent Prawny w Kancelarii Radcy Prawnego Marty Jas-Baran