Praca zdalna – Zmiany w Kodeksie Pracy od 07 kwietnia 2023 R.

W dniu 07 kwietnia 2023 r. wejdzie w życie wprowadzone Ustawą z dnia 01 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw prawo wprowadzające możliwość świadczenia pracy w formie zdalnej, czyli pracę zdalną.

Praca zdalna- przepisy

Praca zdalna opisana jest przez zupełnie nowe przepisy, z którymi każdy prawnik od prawa pracy, adwokat i radca prawny, ale również pracodawcy i pracownicy, będą musieli zapoznać się od podstaw. W związku z ostatnim, coraz bardziej popularnym trendem wykonywania pracy w domu, zaszła potrzeba unormowania pracy zdalnej.

Praca zdalna- konieczna nowa dokumentacja

Wdrożenie przez pracodawców przepisów o pracy zdalnej wymaga stworzenia przez nich w tym celu nowej dokumentacji. Najważniejszym z nowych dokumentów jest regulamin pracy zdalnej, który zawierać musi informacje takie jak opis rodzajów pracy zdalnej, a więc czym jest okazjonalna praca zdalna, a czym praca zdalna całkowita i praca zdalna częściowa, która może być wykonywana na wniosek pracownika, na wniosek pracodawcy, a w pewnych przypadkach także na polecenie pracodawcy. Ponadto, w regulaminie pracy zdalnej powinny pojawić się informacje dotyczące sposobu i zasad finansowania przez pracodawców kosztów ponoszonych przez pracowników w miejscu wykonywania pracy zdalnej, takich jak energia elektryczna, czy dostęp do Internetu. Pracodawcy będą musieli przygotować także dokumenty dodatkowe wymagane przez prawo pracy, takie jak m.in. dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia, ocena ryzyka zawodowego w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, informacja o zasadach bhp w trakcie pracy zdalnej, procedura ochrony danych osobowych w pracy zdalnej, a także szereg wniosków i oświadczeń pracownika.

Odmowa wykonywania pracy zdalnej- kiedy pracodawca może odmówić

Kodeks pracy określa również zasady, kiedy pracodawca będzie mógł odmówić pracownikowi wykonywania pracy zdalnej. Odmowa ta będzie możliwa w sytuacji, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na sposób organizacji pracy oraz, gdy rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy uniemożliwia wykonywanie jej w sposób zdalny. Sytuacja ta dotyczy pracy zdalnej stałej i hybrydowej. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej, pracodawca ma prawo odmówić jej wykonywania w każdym przypadku.

Z drugiej strony, kodeks pracy przewiduje również sytuacje w których pracodawca będzie musiał pozytywnie rozpatrzyć wniosek pracownika o powierzenie mu pracy zdalnej, jednak należy zaznaczyć, że kwestia ta także nie dotyczy pracy zdalnej okazjonalnej. Przymus wyrażenia zgody przez Pracodawcę nastąpi w sytuacji gdy wnioskująca o pracę zdalną pracownica jest w ciąży oraz w niektórych okolicznościach dotyczących wychowywania przez pracowników dzieci, czy sprawowania przez nich opieki na innymi członkami rodziny, czy osobami spełniającymi określone przepisami warunki. Co bardzo istotne z punktu widzenia pracodawców i pracowników, wniosek o pracę zdalną może być złożony przez pracownika zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej. Niezależnie od sposobu złożenia wniosku, pracodawca ma 7 dni na udzielenie pracownikowi uzasadnionej odpowiedzi.

Wprowadzenie nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej

Przed wejściem w życie nowych przepisów kodeksu pracy dotyczących unormowania zasad wykonywania przez pracowników pracy zdalnej, ma miejsce ożywiona dyskusja, prowadzona wśród prawników od prawa pracy, w tym adwokatów i radców prawnych, dotycząca wprowadzonych zmian. Z jednej strony, dość powszechnym stanowiskiem wśród specjalistów jest to, że ze względu na upowszechnienie się pracy zdalnej jako sposobu wykonywania pracy, powinny w tym zakresie powstać pewne rozwiązania prawne normujące to zagadnienie. Z drugiej strony jednak słychać głosy, że wprowadzone przepisy utrudnią znacząco dokumentację pracowniczą i wprowadzą dalszą zbędną biurokrację. 

W opinii prawników, konieczne byłoby sporządzenie stosownego rozporządzenia wykonawczego dla nowych przepisów, określającego wzory rozwiązań dla  regulaminów pracy zdalnej, a także zagadnień takich jak sposób obliczania ekwiwalentu, czy ryczałtu za koszty poniesione przez pracowników. 

Kancelaria Radców Prawnych Paweł Fijołek, Marta Jas- Baran s.c. z Wrocławia, od wielu miesięcy monitoruje przebieg legislacji nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej, w szczególności z uwagi na prowadzenie stałej obsługi prawnej podmiotów gospodarczych, w tym w zakresie prawa pracy. Dzięki temu Kancelaria posiada szereg rozwiązań zarówno dla pracodawców jak i pracowników, które umożliwią właściwe wprowadzenie w zakładach pracy modelu wykonywania pracy zdalnej. W razie powstania pytań, czy wątpliwości w zakresie prawa pracy – zapraszamy do kontaktu.

aplikant radcowski Mateusz Nowak,

pracownik Kancelarii Radców Prawnych Paweł Fijołek, Marta Jas-Baran s.c.